내용증명 작성법, 어떻게 써야 할까요?
‘증명’이란 어떤 사항이나 판단 등에 대해 그것이 진실인지 아닌지 증거를 들어서 밝힌다는 의미입니다. 어떤 사실을 증명하는 문서 자체를 의미하기도 하죠. 살면서 객관적인 사실을 공적으로 증명해야 하는 경우가 있는데요. 이럴 때 사용하는 것이 바로 내용증명입니다.
이번 글에서는 내용증명이란 어떤 것인지 먼저 알아본 후, 내용증명 작성법과 내용증명 보내는 방법을 각각 정리해 보겠습니다.
목차
내용증명이란?
내용증명 보내는 이유
내용증명이란 우편물의 내용인 문서를 등본에 의해 증명하는 제도입니다. 일반적으로 개인이나 상호 간의 채권 또는 채무 이행 등의 득실 변경에 대한 내용을 문서화하는 것인데요. 보통 손해배상 청구, 계약 해지 통보 등을 알리기 위한 용도로 많이 사용합니다.
아래에서 내용증명 보내는 이유를 크게 4가지로 나눠 살펴보겠습니다.
❶ 증거 보전
내용증명 자체가 법적 효력을 가지지는 않습니다. 그러나 어떤 내용을 독촉한 사실을 증거로 확보할 필요가 있을 때 이를 증명할 수 있는 방법으로 쓰입니다.
❷ 심리적 압박
채무자가 이행을 지체할 때 그 이행을 하지 않으면 소송 비용액의 부담 등 손실과 기타 불이익을 초래할 수 있음을 상기시켜서 채무자에게 그 이행을 실현하고자 할 때 쓰입니다.
❸ 계약 해지 통보
계약 당사자 중 일방의 불이행으로 계약 해지를 하고 싶을 때 쓰입니다. 또는 기타 무능력, 사기, 강박 등으로 인해 계약을 취소하려고 할 때 향후 분쟁을 방지하는 차원에서 확실히 증거로 남기기 위해 내용증명을 보냅니다.
❹ 그 외
채권 양도에 따른 채권 양도 통지의 경우에도 내용증명을 보내서 명확히 해둘 필요가 있습니다.
내용증명 작성법
❶ 자유로운 양식
내용증명 작성법에는 특별한 형식이 없습니다. 제목도 최고서, 통고서 등 어떠한 제목을 선택하여 써도 좋습니다. 규정된 양식이 없으므로 꼭 전달해야 할 내용만 들어가면 됩니다.
❷ 객관적인 사실
내용증명은 사실을 증명하는 목적입니다. 그러므로 내용증명 작성법은 객관적인 사실을 기반으로 육하원칙에 맞춰서 작성하는 것이 중요합니다. 상대방에게 전달하려는 내용을 간단명료하게 기재하되, 자신의 권익 및 상대방의 불이행 사실을 빠뜨리지 않아야 합니다. 이는 추후에 분쟁이 발생할 때 중요한 증거로 소송의 승패에 영향을 미칠 수 있기 때문입니다.
아래에 내용증명 작성법에 필수로 들어가야 할 내용을 정리했습니다.
- 발신인의 이름과 주소
- 수신인의 이름과 주소
- 수신인에게 전하려는 내용을 육하원칙에 따라 작성함
– 내용증명을 발송하는 일에 대한 원인, 현재 상황, 피해 내용을 구체적으로 기재할 것! - 작성된 서면의 하단에 기명날인(이름 적고 도장 찍기) 한다. (필수 아님)
＊육하원칙 : 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜
❸ 상황 판단
내용증명은 여러 장점이 있지만 때로는 부작용을 초래하기도 합니다. 채무자가 성심을 다해 변제하려고 노력하는 중임에도 불구하고 독촉장, 내용증명 등을 발송하면 채무자는 오해할 수 있습니다. 또한 변제 능력이 전혀 없는 자에게 독촉을 해봤자 오히려 반감을 일으킬 수도 있죠.
따라서 내용증명 작성법을 실천하기에 앞서 이러한 사정을 고려하고 발송 여부를 결정해야 합니다. 내용증명의 내용이 너무 과격하거나 권리의 남용에 해당하지 않도록 내용증명 작성법도 신중하게 해야 합니다. 결론적으로 상대방에게 하고 싶은 말을 다 적지 말고, 분쟁 해결에 필요한 사실만 전달해야 합니다.
내용증명 보내는 방법
위 단계에 따라 내용증명을 모두 작성했다면 이제 보낼 일만 남았습니다. 기본적으로 내용증명은 우체국을 통해 보내는 것이며, 아래의 단계를 참고하시길 바랍니다.
❶ 3통 준비
같은 내용의 문서를 3통 작성해서 준비합니다. (1통 준비 후, 2통은 복사해도 됨) 1통은 발신인, 1통은 우체국이 각각 보관하고 나머지 1통은 수신인에게 보내기 위함입니다.
❷ 우체국 방문
본격적으로 내용증명 보내는 방법을 실행하기 위해 우체국에 방문합니다. 우체국의 내용증명 창구에 우편봉투와 3부의 동일한 서면을 봉인하지 않은 상태로 제출합니다. 이때 봉투 속 내용을 우체국 직원이 확인해야 하므로 꼭 봉인하지 않은 채로 가시길 바랍니다.
❸ 확인 직인
내용증명 우편이라는 사실을 알리면 우체국에서 내용증명 우편의 확인 직인을 찍어줍니다. 만약 내용증명 서류가 2매 이상이면 이를 합철하고, 합철 부분에 발송인의 인장 등을 찍어야 합니다.
❹ 발송
우체국은 수신인에게 내용증명서를 발송 처리합니다. 우체국에서 보관한 1통은 우체국에서 3년간 보관합니다. 3년 이내에 발송인이 내용증명서를 분실하면 우체국에서 등본을 교부 청구하여 발급 받을 수 있습니다. 참고로 내용증명 수수료는 등본 1매에 1,300원이며, 1매를 초과할 때마다 650원이 가산됩니다.
❺ 반송
만약 수신인이 해당 주소지에 거주하지 않거나 장기 부재중이라면 내용증명서가 반송되고, 반송 사실이 기록됩니다. 내용증명서를 받은 수신인은 내용을 검토한 후, 상대방이 주장이 틀리거나 부당한 경우에 그 내용을 기재하여 내용증명 우편으로 발송할 수 있습니다.
이를 받고도 방치하거나 아무런 조치를 취하지 않으면 상대방의 주장을 그대로 인정하는 꼴이 됩니다. 향후 분쟁이 생겼을 때 불리하게 발생할 수 있으므로 내용증명 답변서가 오면 신중히 대처하시길 바랍니다.
또한 내용증명서 발송 후 수신인이 아무런 답변이 없으면 아래의 조치를 취할 수 있습니다.
- 지급 명령 등의 신청
- 가압류, 가처분
- 소송 이행
- 민사 집행 (경매 등)
지금까지 내용증명 작성법, 내용증명 보내는 방법 등을 알아봤습니다.
내용증명이란 말 그대로 어떤 사실을 증명하기 위한 내용을 담은 우편입니다. 등기우편으로 발송해서 해당 기록을 남기는 것이므로 상대방에게 특정 내용을 통보하고 싶을 때 유용하게 쓰일 수 있습니다. 요즘은 임대차 계약 만료 전에 내용증명을 보내는 분들이 많은데, 조금이나마 도움되시길 바라겠습니다.
감사합니다 🙂
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